Facciamo attenzione a raggiungere lo scopo per cui si scrive: essere letti. Nella scrittura professionale spesso è privilegiato il sistema di comunicare a “piramide rovesciata”. In particolar modo nelle e-mail e nel Web.
In sintesi:
- Il testo inizia con l’informazione più importante
- Il titolo e una buona scaletta per creare l’ideale messaggio e-mail
- Il titolo è quello che conta per il Web
Ecco due esempi di e-mail.
Esempio positivo:
Oggetto: RIUNIONE 25-27 MAGGIO
Buongiorno a tutti,
ricordo che domani alle ore 17.00 si terrà la riunione commerciale presso la sala meeting dell’hotel:
HOTEL DES ETRANGERS
VIA AEROPORTO, 20/C
TRIESTE
ITALY
Ci vediamo direttamente in loco.
La cena e il pernottamento saranno nello stesso albergo. Se voleste arrivare prima delle 17.00 e accomodarvi nelle camere o usufruire della zona benessere, potete farlo a partire dalle ore 15.00.
Per cenare è possibile scegliere un menu vegano o vegetariano su prenotazione. In caso di necessità avvisatemi entro oggi, grazie.
A domani!
Teresa
La e-mail si legge di corsa. La questione più rilevante deve comparire nell’oggetto e nelle prime righe. Bisogna scrivere subito la cosa più importante e con una buona scaletta rafforzare l’efficacia del nostro messaggio. In questo esempio la comunicazione rimane aperta. Un filo lega mittente e destinatario, indicazione temporale e finale. C’è voglia di concretizzare il progetto.
Esempio negativo:
Gentili collaboratori,
nel giorno 14 dicembre abbiamo il piacere d’invitarvi al Cocktail di Natale organizzato presso la nostra sede di Firenze. Come ogni anno, Vi aspettiamo numerosi dalle 12.00 alle 18.00 per provare le nostre novità a tavola. Scopriamo assieme le nuove tendenze degli impasti in pizzeria e nelle torte gastronomiche.
Inoltre, abbiamo il piacere di annunciare l’apertura del locale “Pasticceria Toscana” il posto ideale per sentire i sapori e profumi della nostra bella terra. Un luogo d’incontro per veri appassionati del gusto all’interno del centro commerciale Big Apple dopo le 19.00.
Vi aspettiamo!!!
I vari obiettivi non sono riportati in oggetto, si potevano almeno evidenziare in grassetto. La scaletta è confusa. Meglio sarebbe stato organizzarla in un pdf e inviare l’invito come allegato, con due semplici righe accompagnatorie. Male l’uso antiquato delle maiuscole di cortesia e l’abuso del punto esclamativo, il cui uso corona una forma espressiva densa di frasi stereotipate che non aggiungono nulla alla comunicazione, allungando solo il testo.
Costruire un buon ipertesto per il Web significa preparare un testo composto da blocchi di parole e d’immagini connessi tra loro elettronicamente. L’80% degli internauti non legge riga per riga, scorrendo le pagine in cerca di informazioni per loro interessanti. Anche qui bisogna catturare nei primi secondi l’attenzione del lettore, farlo fermare sulla videata. Grafica, testo, uso del vuoto e dello spazio bianco sono gli strumenti strategici per dirigere e frenare lo sguardo. il sito Web si legge come un quotidiano. prima i titoli e poi gli approfondimenti.
Un buon web writer deve tener conto di:
- sullo schermo la lettura è più difficile. Preferire testi brevi e sintassi semplice per non costringere il lettore a scorrere troppo la pagina
- scegliere titoli e sottotitoli espliciti. Link dell’ipertesto ben intitolati e separati (il lettore vede soltanto venti righe alla volta)
- creare percorsi chiari. Titoli e sottotitoli precisi, brevi testi, spazi bianchi, indici, parole chiare magari evidenziate in grassetto, liste numerate
- scrivere contenuti incisivi e credibili, senza ricorrere a esagerazioni commerciali non veritiere
- usare uno stile informale, diretto al dialogo con l’interlocutore
- creare una home page che prometta qualcosa di interessante, senza dire tutto subito o creare false aspettative. Deve invogliare il lettore a consultare
- creare un sito interattivo. Un sito che entri in comunicazione con gli internauti, con i potenziali clienti, che sfrutti le possibilità di comunicazione che Internet offre: e-mail, feedback da blog e social, newsletter e questionari. L’importante non è solo ricevere, bisogna anche rispondere in tempi rapidi
Se l’internauta trova semplice e chiaro il sito, decide di navigare. Altrimenti, il rischio di abbandono o di essere letti a macchia di leopardo è alto. Un utente interessato passa in media due minuti, due minuti e mezzo su un sito guardando tre o quattro pagine.
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